La comptabilisation est un élément essentiel dans la maîtrise de la traçabilité des différentes activités menées au sein de votre entreprise. Mieux, elle permet de dresser un bilan fiable et fidèle de la situation financière de la société sur une période bien précise. Pour réussir cette opération, voici quelques étapes à suivre.
Étape 1 : regrouper les pièces justificatives
Conformément aux normes juridiques, l’émission d’une facture est obligatoire après l’achat d’un bien ou la vente d’une marchandise. En matière de fiscalité, sans forcément s’adresser à un cabinet comptable à Paris, cela permet à une entreprise de retracer toutes les opérations. Mieux, ce sont des preuves qui permettent de justifier chaque écriture en cas de contrôle fiscal.
Outre les factures d’achat et de vente, on distingue aussi lesfactures de doit et les factures d’avoir. Une facture de doit est un justificatif qui permet de constater la dette d’un client envers son fournisseur. La seconde représente en revanche une preuve de la dette du fournisseur envers son client. Toutes ces pièces vous permettent de mieux comptabiliser vos biens.
Faire le choix du journal
Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour réaliser la comptabilisation de vos biens. Certains optent pour les journaux auxiliaires qui leur permettent d’enregistrer séparément chacune des opérations effectuées. De ce fait, ils peuvent avoir :
- Un journal des ventes
- Un journal des achats,
- Un journal de caisse
- Un journal de banque, etc.
D’autres préfèrent pour la comptabilité de leur entreprise avoir un journal unique, encore appelé journal centralisateur. Ce livre vous aide à enregistrer toutes vos opérations de comptabilité.
Étape 2 : enregistrer les éléments de l’écriture comptable
Les éléments qui composent l’écriture comptable sont multiples. Il s’agit entre autres :
- De la date,
- Du montant au débit et au crédit,
- De l’intitulé de l’opération,
- Du numéro de compte mouvementé,
- Et le numéro de la pièce justificative.
Vous devez inscrire ces éléments pour chaque opération effectuée dans votre journal tout en respectant les principes comptables. Pour commencer, il faut enregistrer les opérations de manière chronologique. Cela facilite la tâche lors du bilandes comptes annuels.
Ensuite, il vous faut effectuer un suivi de la comptabilité en partie double. Cela nécessite de vous assurer que les colonnes débit et crédit soient équilibrées. Pour l’annulation d’une opération, l’écriture inverse est la technique à utiliser. Vous pourrez par la suite en inscrire une nouvelle, si nécessaire. Pour finir, vous devez avoir pour chacune des écritures comptables, une pièce justificative numérotée. Elle vous servira de preuve au moment des contrôles effectués par l’administration fiscale.
Étape 3 : application
À titre illustratif, voici deux types d’applications qui vous permettront de maîtriser la fiscalité de votre entreprise.
Comptabilisation d’une facture d’entretien et de maintenance
Avant d’engager des frais pour une réparation ou pour un entretien, il faut déterminer l’objectif de cette action. Cela permet de connaître dans quelle catégorie classer l’opération. En général, les entreprises engagent des frais de réparation ou d’entretien dans l’optique d’optimiser la durée de vie probable d’un bien.
Lorsque l’entretien effectué offre au bien une durée de vie pouvant excéder un délai de 12 mois, l’opération doit être comptabilisée en immobilisation. Quand le but des frais engagés est de maintenir une immobilisation en état de marche, la catégorie change. L’opération doit être inscrite dans la classe des charges et plus précisément dans la subdivision du compte 615 « entretien et réparations ».
Les dépenses courantes d’entretien sont considérées comme celles qui ne changent pas l’un des composants d’une immobilisation. Aussi, elles n’exigent pas un programme de gros entretien et ne constituent pas des pièces de rechange. Il est recommandé, à cet effet, de comptabiliser ces opérations dans la classe des charges externes. À titre illustratif, voici comment comptabiliser une facture d’entretien :
- Il faut débiter les comptes :
1. 6152 « Entretien et réparation sur biens mobiliers » ou le compte 6155 « Entretien et réparations sur biens mobiliers »
2. 445661 « TVA déductible sur d’autres biens et services »
- Vous devez créditer le compte 401 « Fournisseurs ».
La comptabilisation de la facture de réparation s’effectue différemment. Pour ce faire, il vous suffit de débiter les comptes :
1. 6152 « Maintenances »
2.445661 « TVA déductible sur d’autres biens et services »
- Il vous suffit de créditer le compte 401 « Fournisseurs ».
C’est le processus classique à suivre par une entreprise pour procéder à la comptabilisation de ses dépenses d’entretien et de réparations d’un bien.
Comptabilisation d’une facture d’achat d’un bien
Pour comptabiliser une facture d’achat d’un bien par exemple, il faut procéder comme suit :
- Procédez à l’identification des éléments suivants sur votre facture : montant hors taxe, montant de la TVA, montant TTC.
- Procédez à l’enregistrement des comptes correspondants en créditant le compte fournisseur du montant TTC.
- Puis débitez le compte 4456 TVA déductible du montant de la TVA.
- Pour finir, débitez le compte de charge achat.
La dernière étape est l’enregistrement du mouvement bancaire qui correspond à la dette payée. Vous devez donc débiter le compte 401 Fournisseurs du montant TTC et créditer le compte 512 Banque du montant TTC.
Le respect scrupuleux de ces différentes étapes vous permet d’avoir une comptabilisation fiable.
